۱_ ردیف ：
برای ثبت هر معامله یا کل معاملات در طی یک مدت زمان معین از یک ردیف استفاده میشود مودی محترم می تواند تمام یا قسمتی از فعالیت های خودرا روزانه تحت یک شماره ودر ستون ردیف در دفتر ثبت نماید مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر نوع و تعداد انها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات ان را نیز در ستون مزبور درج نماید .
۲_ تاریخ ：
در این ستون معاملات به ترتیب تاریخ وقوع و انجام و یا پرداخت وجه درج گردد .
۳_ شرح ： در این ستون شرح مختصری از فعالیت های مالی انجام شده (درامد ، هزینه ، خرید و فروش ) و نیز تحصیل دارایی های قابل استهلاک درج گردد .
۴_ مشخصات مدرک ：
عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل فاکتور فروش ، صورتحساب خرید کالا و یا خدمات ، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید دارایی که دفاتر بر مبنای ان تنظیم و تحریر گردد .
۵_ خرید ：
این ستون مربوط به قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات است .
۶_ هزینه ：
درج کلیه مخارج یک مودی مالیاتی می باشد که به قرار زیر طبقه بندی می شود ：
هزینه های حقوق ( حق بیمه سهم کارفرما ، خسارت اخراج و حقوق بازنشستگان) و نیز هزینه های اداری ( هزینه سوخت ، تعمیر و نگهداری وساطی نقلیه ، پست ، تلفن ، حق بیمه ، اجاره محل ، ملزومات ) و هزینه های مالی ( کارمزد بانکی ، حق العمل کاری ، دلالی ، حسابداری) و توزیع و فروش ( هزینه تبلیغات و بازاریابی ، هزینه انبارداری ، هزینه بسته بندی ) و استهلاک دارایی های ثابت .
۷_ درامد / فروش ：
با عنایت به بندهای فوق منظور از خرید کالا یا خدمات و انجام هزینه در هر واحد کسبی فروش انها ودر نهایت کسب سود می باشد که در این ستون مودیان محترم می بایست فروش یا درامد خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیر نقدی ( نسیه ) را در دفاتر تحریر نمایند .
۸_ دارایی های استهلاک پذیر ：
در این ستون ان قسمت از دارایی ثابت که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل بدون توجه به تغییر قیمت ها ارزش ان تقلیل می یابد درج می گردد . بطور مثال ： چنانچه یک واحد کسبی یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در واحد کسبی خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید می بایست در این ستون درج نماید .
پاره ای از دارایی های استهلاک پذیر به شرح ذیل جهت اطلاع درج می گردد ：
ساختمان ، ماشین الات ، وسایط نقلیه ، اثاثیه و نظایر انها .
۹_ مالیات و عوارض بر ارزش افزوده
خرید / هزینه / دارایی
در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورتحساب خرید یا هزینه بلافاصله بعد از خرید کالا یا خدمت ، یا هزینه مربوط ثبت می گردد .
۱۰_ مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درامد / فروش
در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارایه خدمات بلافاصله بعداز ان ثبت می گردد .
تبصره ۱_ نظر به اینکه دفتر درامد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده ۹۶ ق.م.م تهیه شده است . ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد .
تبصره ۲_ در مورد عودت و برگشت از خرید و فروش ، هزینه و یا خرید و فروش دارایی ، رویدادهای مالی مربوط می بایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورت جداگانه و منفی ثبت گردد .
تبصره ۳_ نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است مانند مواد گرانیت ممنوع می باشد .
تبصره ۴_ دو ستون اخر مختص مودیانی است که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند .
تبصره ۵_ پرداخت های مرتبط با خرید کالا از جمله هزینه های حمل و نقل در هزینه دوره ثبت و موجودی کالا ی پایان دوره بر اساس اخرین خریدهای انجام شده در جدول پیوست شماره ۲_ منظور گردد .
برخی از مقررات قانون مالیات های مستقیم که اطلاع از ان در تحریر دفاتر مفید می باشد
الف ) هزینه های قابل قبول موضوع مواد ۱۴۸ قانون مالیات های مستقیم
هزینه هایی که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصرا مربوط به تحصیل درامد مشاغل در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب های مقرر باشد .
برخی از هزینه هایی که حایز شرایط مذکور در تعریف فوق می باشد بشرح زیر در حساب مالیاتی قابل قبول است ：
هزینه حقوق
هزینه های بهداشتی و درمانی
کرایه محل
وجوه پرداختی به سازمان تامین اجتماعی
مخارج سوخت ، برق ، روشنایی ، مخابرات
وجوه پرداختی بابت انواع بیمه مربوط به عملیات صاحبان مشاغل
هزینه های تبلیغات و نمایشگاهی و بازاریابی مربوط به فعالیت صاحبان مشاغل
مخارج حمل و نقل
هزینه های ایاب و ذهاب
هزینه های استهلاک ساختمان ، ماشین الات ، وسایط نقلیه ، اثاثیه و نظایر انها
هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری محل در صورتی که ملکی باشد .
ب ) موارد رد دفاتر مشاغل ( درامد و هزینه ) ：
تخلف از تکالیف مقرر در این ایین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر خواهد بود ：
۱_ خارج شدن دفتر از پلمپ و یا این که دفتر فاقد یک یا چند برگ باشد .
۲_ عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفتر به شرط احراز
۳_ ثبت تمام یا قسمتی از یک یا فعالیت در حاشیه
۴_ ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
۵_ تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سواستفاده
۶_ جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در تمام صفحه در دفتر مشاغل به منظور سو استفاده
۷_ تاخیر تحریر دفتر مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در ایین نامه
۸_ عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس )
۹_ استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سالهای قبل
۱۰_ عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند .
۱۱_ ثبت هزینه ها و درامدها ی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز( توضیح این که ثبت هزینه هایی که وقوع ان محقق بوده اما به دلایلی خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود .
ج ) مزایای تحریر دفتر درامد و هزینه و ارایه ان به اداره امور مالیاتی ：
۱_ تسهیل در تشخیص عادلانه درامد مشمول مالیات در اداره امور مالیاتی
۲_ عدم تعلق ۲۰% مالیات بعنوان جریمه بابت عدم نگهداری دفتر .
۳_ در صورت قبولی دفتر عدم تعلق ۱۰% جریمه از اصل مالیات
۴_ کسر هزینه ها از درامد سالانه
۵_ پذیرش کلیه هزینه های قابل قبول از جمله هزینه استهلاک دارایی ها
۶_ قابل کسر بودن زیان تایید شده هر سال از سود سال های بعد .
سخت است حرفت را نفهمند