وبلاگ جعفر چگنی

 

 

                                          سرپرستی واحدهای کسب و کار

 

 

                                                          تهیه و تنظیم

 

 

 

                                                          جعفر چگنی

 

                                                                       

 

 

 

 

                                                                بنام خدا

                                                              فصل اول  

                                        تعاریف و مفهوم سرپرست و سرپرستی

سرپرستی :

مقدمه :

اولین رده ای که به طور مستقیم در پیوند و ارتباط با کارگران و کارکنان سازمان می باشند ، سرپرست می باشد . نقش محوری سرپرستان به محور قائم چتر  که مبین هدایت سازمان بر اساس  به کار گیری عناصر فرایند مدیریت به سمت هدف های سازمانی و مبتنی بر چتر فلسفی و نظام ارزش حاکم بر جامعه  و سازمان است ، تشبیه شده است . سرپرستان با قبول مسئولیت ها ، کمیتی و کیفیت کار ، انضباط  کار و ساختن و پرداختن پیشنهادات برای مدیریت  ، خودرا در حد یک عامل کلیدی در سازمان ها رشد داده اند .

بنابراین سرپرستان باید شیوه  های صحیح برقراری ارتباط و هماهنگی اشنایی داشته باشند تا بتوانند  مجموعه تحت سرپرستی خویش را به بهترین  نحوه اداره نمایند .

تاریخچه  سرپرستی :

سرپرستی به عنوان یک شغل در اروپا بعد ازجنگ جهانی اول شکل گرفت در ان جنبه فنی و نظارت بر انجام کار افراد مورد توجه قرار گرفت با گسترش سازمان ها به اهمیت کار سرپرستان نیز افزوده شد به طوری که بدون سرپرستان انجام کار دشوار بود بعد از جنگ جهانی دوم تفکر اموزش سرپرستان مطرح گردید و به لحاظ فزونی یافتن اهمیت نقش سرپرستان به عنوان مدیران نیروی کار در اجرا عملیات سازمان های اموزشی و تحقیقاتی برای اموزش سرپرستی ایجاد گردید اما بهترین سازمان که تا به حال به امر اموزش و تحقیق در مورد سرپرستان و پاسخگویی به نیاز های نظری انها پرداخته است سازمان بین المللی کار وابسته به سازمان ملل متحد است . البته سازمان بهداشت جهانی نیز در تهیه استاندارد های شغلی سرپرستان و بهداشت محیط کار انها فعالیت های فراوانی داشته است .

اموزش سرپرستی در ایران ابتدا از سال 1348 توسط مرکز اموزش مدیریت دولتی شروع شده و به تدریج توسعه یافت و بعداز ان مرکز اموزش وزارت کار و امور اجتماعی و سازمان های دیگر اقدام به اجرای دوره سرپرستی کردند و در حال حاضر اموزش سرپرستی به وسیله چند سازمان اموزشی دنبال می گردد . در دهه های اخیر نگرش و توجه به منابع انسانی موجب مطالعه و بررسی عوامل موثر بر کیفیت زندگی کاری شده و یکی از عوامل تاثیر گذار مدیریت تلقی می گردد . و سرپرستی نیز به عنوان یکی از رده های مدیریت که بر زندگی مادی افرار تاثیر امکان پذیری دارد مطرح گردیده است .

ضرورت اموزشی سرپرستی :

در تمامی فعالیت های صنعتی ، تولیدی و خدماتی ، جایگاه و نقش سرپرستان از اهمیت خاص بر خوردارد است زیرا این گروه از مدیران علاوه بر اینکه حلقه ارتباطی موثر میان کارکنان و مدیران هستند می توانند فعالیت های کارکنان را در جهت هدف های سازمان نیز رهبری کنند و استفاده صحیح و مفید از امکانات و منابع موجود موجب می شود هماهنگی میان واحدهای سازمان ایجاد شود و نهایتا بوسیله موثر تقسیم کار راهنمایی ، ارزش یابی  و نظارت نیروی انسانی زیر نظر خودرا به نحو مطلوبی  هدایت نمایند .

ارزش و اهمیت  سرپرستی :

ضرورت  ، ارزش و اهمیت سرپرستی از دیدگاه اسلام (ایات و روایات ) :

در قران کریم به جای کلمه سرپرست از واژه هایی نظیر مدبر ، رسول ، امام و خلیفه  استفاده شده است خداوند سبحان در راس نظام هستی به عنوان نخستین مدبر  ، تدبیر امور را به دست گرفته است « یدبر الامر  من السماء الی الارض » خداوند امور را از اسمان تا زمین تدبیر می کند .

حضرت علی (ع) در خصوص ضرورت سرپرستی می فرمایند برای کارهایت سرپرستی بر گزین که بزرگی کار بر او چیرگی نیاید و فراوانی کارها اورا خسته نکنند .

حضرت علی (ع)  نقش سرپرست در جامعه را به سه چیز تشبیه  نموده است :

1-نخ تسبیح : که اگر پاره شود دانه ها از هم پراکنده می شوند ( نقش هماهنگی )

2-عمود خیمه : که اگر شکسته شود خیمه فرو می نشیند ( نقش بنیادی )

3-محور وسط سنگ اسیاب : که اگر از جا کنده شود ، سنگ روی سنگ بند نمی شود (نقش محوری )

ارزش و اهمیت سرپرستی در مجموعه فعالیت های تولیدی کارخانه ها ، مراکز صنعتی و خدماتی نیاز به سرپرستی از اهمیت ویژه ای  بر خوردار است و سرپرستان  نقش حائز اهمیتی دارند چراکه این افراد علاوه بر ارتباطی که مابین کارکنان و مدیران بر قرار می کنند و کلیه فعالیت ها را به سوی اهداف مدیریت  هدایت می کنند با بهره گیری از امکانات  موجود می توانند ضمن هماهنگی  با سایر واحدهای ذیربط  از طریق تقسیم کار ، راهنمایی ، نظارت و کنترل و ارزیابی نیروی انسانی تحت سرپرستی خودرا به شکل مطلوبی رهبری نمایند . تنش ها ، اعتصابات ، تاخیرهای هنگام ورود ، تعجیل در خروج و حل مشکلات و نظایر ان موضوعاتی  است که در یک سازمان همیشه وجود  داشته و شخصی که بتواند نقش ها را کاهش داده و انگیزه ها و نیازهای افراد را تشخیص دهد و تلاش کارکنان را جهت دستیابی به اهداف سازمان بکار گیرد سرپرست است .

تعاریف ومفهوم سرپرست و سرپرستی : 

سرپرست (مدیر عملیاتی ) کیست ؟

سرپرست فردی است که در پایین ترین رده یا حد سلسله مراتب مدیریت هر سازمان قراردارد و به طور مستقیم ، چهره به چهره و بدون واسطه  با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاصی از سازمان کار می کند . مثلا با کارگران در کارگاه ، با کارمندان در اداره ، با مدرسان واستادان در یک دانشگاه ، با سربازان در یک پادگان ، موفقیت یا عدم موفقیت سرپرستان خط اول واحدهای هر سازمان با کارایی و بهره وری کلی ان سازمان ، رابطه مستقیم دارد در حالیکه سرپرستان کلید اصلی تولید در سازمان می باشند . ولی اغلب با مشکل وفاداری دوگانه یعنی وفاداری نسبت به روسا و نسبت به افراد تحت نظارت خود مواجه هستند .

سرپرستان مسئولیت بسیار و اختیار اندک دارند ، انان بیش از هر رده ای از مدیریت ، باید خودرا با نقش های زیر دستان ، همترازان و بالا دستان ، سازگار سازند  و اگر اشفته و پریشان حال شوند می توانند بیشتر از ناتوان ترین مدیر اجرایی شرکت در برهم زدن روحیه کارگران درون کارگاه موثر باشند .

سرپرست ها حلقه ارتباطی موثری میان کارکنان ومدیران هستند ، بطور یکه با استفاده صحیح و مفید از امکانات ومنابع موجود ، هماهنگی میان افراد واحدهای سازمانی را فراهم می سازند . اهمیت و جایگاه سرپرست ها در هر سازمان ایجاب می نماید تا این گروه نیز همانند سایر مدیران در راستای بهسازی نیروی انسانی همواره از اموزش های نظری و عملی لازم بر خوردار باشند . این امر با برگزاری دوره های اموزشی ، فنی ، مدیریت و سرپرستی و هم چنین تامین کتب ، نشریات و وسایل اموزشی و پژوهشی مورد نیاز میسر می گردد که در نتیجه ان سرپرست ها قادر خواهند بود با رفع نیازهای علمی و فنی خود به سطح مطلوبی از اگاهی ، دانش و مهارت های فنی دست یابند و از موقعیت شغلی مناسب و شایسته ای بهره مند گردد .

فلیسن و سیمون (1970) سرپرست را مدیر خط اول تعریف کرده اند .

تیفن سرپرست را به عنوان مهمترین عامل در ایجاد  روابط انسانی کارامد در سازمان معرفی می کند .

کیت دیویس : (1967) سرپرست خط اول را سنگ بنای طاق سازمان می نامد .

سرپرست کسی است که افراد خط اجرایی را برای به اجرا دراوردن هدف های سازمانی و شرکت ، هدایت و رهبری می کند و بر کار انها نظارت دارد . در حقیقت سرپرست بر قرارکننده ارتباط بین خط تولید و مدیران سطوح بالا می باشند .

مدیریتی که نزدیکترین فاصله را با بخش تولید دارد  سرپرست گویند . بخش وسیعی از مدیران که برای برنامه ریزی و کنترل کار یک گروه اعمال قدرت کرده ومسئولیت می پذیرند واز طریق ایجاد وحفظ تماس و ارتباط نزدیک به انجام اقدامات لازم در این زمینه می پردازند را سرپرست گویند .

سرپرست کسی است که مسئولیت کار عده ای از کارکنان را به عهده دارد و به انها دستور کار می دهد و بر کار انها نظارت مستقیم دارد . بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد .

نقش و جايگاه سرپرستي

براي سرپرستي تنها دانش كار كافي نيست سرپرست باید توانایی بهبود روش و تغییری در قسمت خودرا داشته باشد ، شغل اصلی سرپرست این است که کارکنان را در سطوح مختلف سازمان قرار دارند اداره کننده گاهی تصور می شود که سرپرست مانند سایر مدیران در سازمان بوده اما در واقع وظایف و جایگاه او به طوری که در سلسله مراتب سازمان ها مشاهده می شود کاملا متفاوت است  . البته گاهی اوقات مدیر ، سرپرست را به عنوان یک فرد متخصص روابط انسانی می نگرند . از این رو سرپرست به مشاغل انسانی فعالیت های سازمانی رسیدگی می کند ، مدیر مشکلات فنی اورا حل می کند ، در این مرحله سرپرست حاشیه نشین نیست زیرا که بخشی از وظایف به عهده وی گذاشته شده است . ضمنا فرد اصلی سازمان نیز به شمار نمی اید ، بلکه اواز متخصصان علوم رفتاری است که به مشکلات کار رسیدگی می کند و تخصص وی ، روابط انسانی است .

نقش های سرپرست :

موقعیت  سرپرست  خط اول در سازمان ها از این جهت منحصر به فرد است که تنها مدیری است که کار افراد غیر مدیر را سرپرستی می کند ، از انجا که میل به هدف های سازمان به این بستگی دارد که کارها در سطح اجرایی چگونه انجام می شود . بنابراین موقعیت سرپرستان خط اول سازمان اهمیتی بیشتر یافته است حال چند نظر مختلف را در مورد نقش مناسب سرپرست مورد توجه قرار میدهیم . با اینکه امروز سرپرست عضوی از کادر مدیریت به شمار می رود ، از لحاظ تاریخی نظرات مختلفی درباره نقش موثر وی در سازمان وجود داشته و تاثیر این نظرات  هنوز هم احساس می شود .

نخستین نظر که به طور خاص بر اهمیت شغل سرپرست در زمان تکیه دارد وی را به عنوان عضو موثر در کادر مدیریت مشخص می کند . در قالب عضو موثر ، سرپرست از نظر کارکنان نماینده مستقیم مدیریت عالی است که با انها در تماس رودررو  است و تامین کننده نظرات و اوامر افراد مافوق می باشد .

نظریه دیگری سرپرست را یک واسطه به شمار می اورد که میان توقعات و احتیاجات مدیریت عالی و کارکنان گرفتار است .

نقش دیگری که به سرپرست اطلاق می شود این است که اورا فردی حاشیه نشین می داند که فقط عنوان سرپرست را یدک می کشد که نه اختیاری به او داده شده و نه کارگران از او توقعی دارند .

نظریه دیگری درباره سرپرست هر چند که امروزه مورد قبول نیست این است که به جای انکه  اورا عضو کادر مدیریت به حساب اورد .  متعلق به گروه دیگری از کارکنان می داند . (نماینده کارگران ) . در این موقعیت سرپرست به عنوان سخنگو و نماینده کارگران خواسته های انان را برای مقامات بالا تشریح  و طلب حقوق و منابع انها ست و از کارگران حمایت می کند . ودر مواردی ممکن است به مدیران بالا دست تحمیل شده باشد  با انکه موقعیت قانونی سرپرستان تغییر یافته است اکثر انها هنوز چنین تصور می کنند که بیشتر به کارکنان گرایش دارند تا به گروه مدیران .

نقش دیگری برای سرپرست در نظر گرفته شده به عنوان کارشناس روابط انسانی است . از دید این نظریه  سرپرست یکی از کارشناسانی است که تخصص او به حل و فصل مسائل مربوط می شود . این نظریه بیشتر در سازمان هایی که تا حد زیادی متمرکز است مصداق دارد . با این وجود

  صرف نظر از نوع سازمان هرگاه از سرپرستان سوال می شود که عمده ترین  مسائل  شغلی خودرا مشخص کنید به طور ثابت همیشه از مسائلی مانند انگیزش کارکنان و تضاد میان افراد نام می برند و به این ترتیب به نقش ضروری خود به عنوان کارشناس روابط انسانی اعتراف می نمایند .

در نگرشی که از نظریات  مختلف درباره نقش سرپرست چه از دیدگاه تاریخی و چه از دیدگاه  فعلی به عمل اید پنج نظریه عمده مشخص گردید که عبارت بودند : از عضو موثر ، فرد واسطه ، فرد حاشیه نشین ، کارمند دیگر و کارشناس روابط انسانی ، اگر چه امروزه تا حدودی کلیه این نظریات درباره نقش سرپرست مصداق دارد با این وجود به منظور بهبود موقعیت سرپرست در کارایی موثر باید کوشش شود که نقش اصلی او به صورت نقش عضو موثر در کارد مدیریت دراید .

اختیارات ، مسئولیت ها سرپرستان :

برای اشنایی بیشتر ابتدا اختیار و مسئولیت را تعریف و سپس اختیارات و مسئولیت های سرپرست را مورد بررسی قرار می دهیم .

اختیار  : اختیار عبارت است از اجازه ، قدرت و یا حق قانونی است که (مدیریت ) سازمان به فرد می دهد تا از عهده کارهایی که به او واگذار شده بر اید و اما مسئولیت یعنی مورد سوال و بازخواست قرار گرفتن در مقابل اختیاراتی که به فرد  واگذار شده است .

مسئولیت  جنبه های مختلفی دارند مانند مسئولیت کاری ، مسئولیت اخلاقی و مسئولیت اجتماعی و .........

بنابراین مسئولیت کاری عبارت از سوال و باز خواست قرار گرفتن در مورد کاری است که فرد بر عهده دارد .

اهميت اختيارات سرپرست در محيط كار عبارت است از :

1-دستور دادن و تشويق و تنبيه و نظارت

2-دادن دستور كار

مسئوليت هاي سرپرست :

به طور کلی سرپرست در برابر مدیران ، کارکنان ، سایر سرپرست ها ، کار و محیط کار مسئولیت های متعددی دارند که شامل موارد زیر است :

1-مسئوليت در برابر افراد تحت سرپرستی  : اموزش  حفاظت در برابر خطرات ،هدايت و راهنمايي افراد ،ايجاد نظم و هماهنگي  ،رهبري كار گروهي ،ايجاد انگيزه  تغيير و تحول

2-مسئوليتهاي در برابر مدیران مافوق  : ارائه گزارش كار به مديران بالاتر ايجاد هماهنگي در پيشبرد كار ( نقاط ضعف – پيشرفت كار و نقاط مثبت)به منظور حصول اطمینان از انجام اهداف ، برنامه ها و سیاست هایی که مدیریت درباره انها تصمیم گرفته است .  

3-مسئوليت در برابر سایر  سرپرستان  : حصول اطمینان از کار گروهی با دیگر سرپرستان و توجه به اهداف سازمان در سطحی بالاتر از اهداف قسمت یا بخش  

4-مسئوليت  در برابر كار انجام شده  : كميت  (مقدار )کار  و كيفيت (مرغوبیت ) كار و  رعايت استاندارد های زماني كار

5-مسئولیت نسبت محیط کار : 1-ایجاد نظم و ترتیب         2-نگهداری صحیح ماشین الات       3-نظافت محل کار

بنابراین در یک دسته بندی کلی می توانیم مسئولیت های سرپرست را به صورت زیر بر شمریم :

-برنامه ریزی اجرایی کار

-تهیه گزارش های کار (روزانه – هفتگی و ماهانه )

-تعیین نیاز و برنامه ریزی اموزشی کارکنان

-رسیدگی به مشکلات کارکنان

-تعیین میزان اختیار و مسئولیت هریک از کارکنان

-تقسیم کار بین افراد

-تفهیم قوانین ، مقررات و هدف های سازمان برای کارکنان

-بهبود روش کار

-اعمال اصول ایمنی و بهداشتی در محیط کار و نظارت بر اجرای ان

-اگاهی از استانداردهای عملیاتی

ویژگی های کار سرپرست :

کار سرپرست کاری جمعی است و گروهی و با کار فردی کارکنان متفاوت است . برای شناخت ویژگی های کار سرپرست می توان کار فردی دیگران را با کار سرپرست  مقایسه کرد .

                                                   مقایسه ویژگی های کار سرپرست و افراد

 

ويژگي هاي ارتباطي سرپرست

1-همكاران خودرا خوب مي شناسد و به بي تفاوتي انها توجه مي كند .

2-ارتباط ميان افراد گروه همكاران را درك مي كند ، تحلیل می کند  به انگيزه رفتارهای فردی ، گروهی و اجتماعی  می پردازد .  

3-ابعاد كار را به روشني مي شناسد ودر تقسيم كار با توجه به خصوصيات فردي كاركنان عمل مي كند

4-هدفها – امكانات و روش ها را به خوبي مي شناسد

5-از حس تعلق سازماني برخوردار است ودر ارتباط با سازمانهای دیگر خود را نماینده سازمان خویش می داند .  

6-اصل تغيير و تحول در محيط پيرامون خود را يك واقعيتي انكار ناپذير مي داند

7-كار خودرا دوست دارد و از انجام ان لذت مي برد .

لذا با توجه به موارد یاد شده ارتباط بین سرپرست و کارگران یک ارتباط دو طرفه است ودر این نوع ارتباط ، اولا سرپرست صبورانه به مشکلات شخص و انتقادات سازمانی شخص خوب گوش می دهد و ثانیا  در پاسخ باید مطئمن شود که کارگر او مطالب گفته شده را نیز فهمیده است .

ویژگی اخلاقی  سرپرست ایده ال

بی شک رسیدن به هر موفقیتی  بدو ن داشتن ابزار و لوازم ان امکان پذیر نیست .مدیریت هم ابزار خاصی نیاز دارد که اصلی ترین ان کاراکتر و شخصیت مدیر است . در  این متن چند خصوصیت اخلاقی  لازم برای یک سرپرست  موفق را لیست کرده ایم ، به این امید شناخت انها از نقاط ضعف و قدرت خودتان و فاصله ای که از لحاظ شخصیتی با یک سرپرست موفق دارید اگاه شوید .

1-شایستگی و امانت داری : یعنی داشتن مهارت هایی نظیر دانش ، بینش و اخلاق و رفتار پسندیده با زیر دستان

2-شخصیت : برخوداری از ویژگی های شخصیتی نظیر هوش ، ذکاوت ، خلاقیت و  درک صحیح از خود و دیگران از مهم ترین ویژگی هایی که مدیر ، رهبر و سرپرست را در بین زیر دستان و پیروان ارجحیت می دهد .

3-شور و اشتياق به كار

شور و اشتياق به كار و رسیدن به هدف بايد در رفتار سرپرست ظاهر گردد . و تنها به اظهار علاقه و اشتیاق نباید اکتفا شود و عشق و علاقه به کار و رفتار فرد دیده شود ، اين بهترين روش براي برقرار كردن ارتباط است كه به ان روش مستند به عمل مي گويند در اين روش فرد با رفتار و حركاتش افكارش را بيان مي كند تاثيرگذاري اين روش بسيار بالا بوده و از شك جلوگيري مي كند .

4-شهامت و جسارت

سرپرست در رهبری کارکنان و اداره کارها باید شهامت داشته باشد و از خطرات و یا شکست خوردن نهراسد . و سرپرست لازم است توانايي برخورد با مشكلات را در خود تقويت كرده و به استقبال مشكلات برود و با مقاومت  در برابر موانع و مشكلات زمينه را براي پيروزي و رسيدن به هدف اماده نمايد .

5-اعتماد به نفس

سرپرست نبايد نسبت به قضاوت خود اعتماد كامل داشته باشد چون امكان  اشتباه براي همه وجود دارد در تصميم گيري اطمينان از صحت اطلاعات ضروري است ودر صورت كامل بودن اطلاعات و داشتن فرصت لازم براي تصميم گيري بايد با انتخاب صحيح از شكست ترسي نداشت .

6-صداقت وفاداري  خير خواهي و خوش قولي

سرپرست لایق  بايد به قول و حرف خود پايبند باشد و افراد به او اعتماد كنند وفاي به عهد موجب ارامش خاط و دلگرمي كاركنان مي شود .

7-مهرباني و همدلی :

براي ايجاد دوستي و محبت به علایق  افراد بايد پاسخ مثبت  بدهيد ،دوستي را با دوستي پاسخ بدهيد ودر برابر رفتارهاي غلط واكنش مناسب نشان دهيد . با رعایت روابط انسانی صمیمت لازم میان افراد ایجاد می گردد .

انواع سرپرست :

سرپرستان را می توان به گروه هایی تقسیم نمود کمترین فایده ای که این تقسیم بندی دارد ان است که می توان تفاوت بین سرپرستان خود سالار (اتوکرات ) و ازاد منش (دموکرات )  را مورد بررسی قراردا د  

الف) اتوکرات یا مستبد   :( Autocr atic supervision)  از کلمه المانی باس baas مشتق و به معنی ارباب امده است . ارباب کسی است که معمولا فرمان می دهد ، کنترل می کنند و افراد تحت سرپرستی  خودرا به انجام وظایف و مسئولیت های خود هدایت می نمایند . چنین سرپرستی از کارکنان طوری کار می کنند که راهی جز انجام  دستورات ندارند و باید زیر دستان و پیروان او اوامر کور کورانه اورا تبعیت نمایند . در این نوع سرپرستی با وجود عدم رضایت کارکنان مشاهده می شود که توفیق سرپرستانی که کمتر  اتوکرات یا ارباب هستند در عمل بیشتر است .

ب) سرپرست ازاد منش و دمو کرات : (Supervision   Democrtic ) کسی است که تمایل به ارباب بودن را ندارد . او با کارکنان خود در انجام کارها شرکت می نماید . با زیر دستان با صبر و حوصله و شکیبایی رفتار می کند و کارکنان را شریک خود می داند . بنابراین کسانی که با این گونه سرپرستان کار می کنند خوش اقبال تر و خوشحال ترند .

چرا سرپرستان ماهیت دو گانه دارند :

1)چون سرپرستان از یک جهت  ، مدیرانی هستند که انچه مدیران عالی و مدیران میانی سیاست گذاری می کنند باید بفهمند ودرک درستی از مسایل داشته باشند و خواسته ها و انتظارات مدیران عالی را در رابطه با انجام درست کارها (کارایی ) براورده نمایند .

2-از طرف دیگر باید انچه مدیران عملیاتی در خط مقدم کار و تولید به ان نیاز دارند . فراهم نموده و انها را هدایت کنند و مسئولیت شان را به انها گوشزد نمایند . بر این اساس همیشه سرپرستان با دو مشکل اساسی روبرو هستند ، یا از سوی مدیران عالی به دلایلی کمترین اشتباه و عدم موفقیت کنار گذاشته شوند یا از ناحیه کارکنان ، زیر دستان و پیروان طرد می گردند و مورد حمایت قرار نمی گیرند .

مشکلات اساسی سرپرستان :

از انجا که مدیران ، سرپرست ، نقش دوگانه فنی و اداری بر عهده دارند ، در نتیجه در عمل با مشکلاتی مواجه می شوند .

1-مدیران عملیاتی ، سرپرستان را جزو خودشان نمی دانند و عقیده دارند که سرپرستان سخنگوی روسای سازمانند و مدیران عملیاتی را درک نمی کنند ، نیازهایشان را نمی دانند و بیشتر انها در سطع عالی و میانی سازمان می دانند .

2-از طرفی مدیران عالی و میانی هم سرپرستان را در سطح مدیران عملیاتی  می بینند  و انان را در تصمیم گیری هایشان مشارکت نمی دهند و کمترین به   انها بها می دهند و بیشتر  انها را مدیران فنی و تکنیکی  خط مقدم کار می دانند  و اعتقاد دارند که سرپرستان باید بیشتر وقت خود را به نظارت و کنترل کمی و کیفی کار صرف نمایند .

این دو گانگی ماهیت سرپرستان را در سازمان در یک موضع بینابینی  قرار داده که از طرف مدیران فوقانی و نیروهای تحت امر ، انها را با مشکل  ارتباطی مواجه ساخته است

دلايل عدم موفقيت برخي از سرپرستها

چرا برخی از سرپرستان  در رهبری افراد موفق نیستند ؟

بسیاری از سرپرست ها به دلیل داشتن دیدگاههای غیر اصولی و نگرش های منفی نسبت به کار و کارکنان با شکست مواجه می شوند ، مهمترین دلایل شکست سرپرست ها از این قرارند :

1-اغلب سرپرستها مايلند وقتي كه از افراد زير دست خود پرسش مي كنند فقط جواب ان پرسش را بشنوند و حوصله ندارند كه به دیگر  اظهارات فرد گوش دهند  و احساس کارکنان در لای به لای صحبت های انها نهفته است بدون درك احساس فرد نمي توان سخنان اورا به خوبي فهميد .

2-بسياري از سرپرستها قادر نيستند در محيط كار خود جو صميمانه ايجاد كنند تا افراد بتوانند بطور كامل و ازادنه صحبت  کنند و نظرات خود  را بيان نمايند .

3-برخي از سرپرستها به اين نكته مهم توجه ندارند كه پيشرفت كار يك شركت يا سازمان بدست كاركنان ان سازمان بوده وانها هستند كه مي توانند با همكاري بيشتر موجب پيشرفت و شهرت شركت يا سازمان شوند .

4-بعضي از سرپرستها طوري با مشكلات وموانع پيشرفت كار برخورد  مي كنند كه فرصتي براي نظرخواهي و استفاده از تجربيات و اطلاعات ديگران براي انها باقي نمي ماند .

5-بسياري از سرپرستها هنوز به اين مطلب پي نبرده اند  كه شركت دادن افراد زير دست در رفع موانع تا چه اندازه مهم و اساسي است .

نقش سرپرست در پیگیری  و حل مشکلات :

برای رفع این مشکل  ضمن ارج نهادن  به جایگاه  و موقعیت خطیر سرپرستان بابد انها را مدیران ارتباطی و کلید  اثر بخش حل بسیاری از مسائل و مشکلات اجرایی در سازمان دانست :

سرپرست با ایجاد رابطه خوب و مناسب میان کارکنان و فرادستان می توانند از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری می نمایند . رفتارهای اگاهانه و صمیمی با تک تک افراد و مدیران مانع از بروز مشکلات می گردد . سرپرست می تواند به دور از شتاب زدگی و به وسیله مشارکت افراد  با کمترین هزینه و زمان ، تعادل رفتار ، برقراری روابط حسنه ، تمرکز بر روی مشکل و نگرش دو گانه به مسائل و توجه به فرامین فرادستان و درک زیر دستان و پیشگیری و حل مشکلات بپردازد

                                                                فصل دوم  

                                                        وظایف سرپرست

وظايف سرپرست

وظیفه های سرپرست با توجه به نوع کار او در سازمان های گوناگون متفاوت می باشد ، ولی برخی از وظایف در کار همه سرپرستان  مشترک است ، در اینجا به بعضی از وظایف  سرپرست  اشاره می گردد .

1-سرپرست در محدوده  اختیارات و مسئولیت هایش عمل  می کند نه فراتر از ان .

2-سرپرست لازم است هدف های سازمان را بشناسد و نقش خود را در راهیابی  به هدف ها بیابد .

3-اتخاذ تصمیم ، برنامه ریزی ، تعیین وظایف کارکنان سطح عملیاتی و تعیین زمان بندی و زمان سنجی کارها

4-ایجاد ارتباط موثر و برقراری روابط انسانی در سازمان و هماهنگی و ارتباط صحیح بین واحدها

5-اموزش دادن و ارائه الگوهای صحیح مهارت های فنی و حرفه ای لازم به زیر دستان

6-ایجاد انگیزه و رضایت مندی کارکنان جهت تحقق اهداف سازمانی با استفاده از نفوذ در زیر دستان و تشویق و ترغیب ان ها در انجام وظایف سازمانی

7-هدایت ، رهبری ، راهنمایی و ارشاد و نصیحت کردن زیر دستان و ارائه الگوی رفتاری مناسب به ان ها

8-نظارت و کنترل مستمر افراد و زیر دستان و تقویت روحیه خود کنترلی در افراد

9-ارزشیابی و ارزش گذاری بر عملکرد افراد و مقایسه عملکرد موجود با اهداف و تعیین میزان انحراف از هدف و انجام اقدامات اصلاحی و انتخاب معیار مناسبی برای تشویق ، پاداش ، جایزه و تنبیه

10-توانایی بهبود روش ها و تغییر پذیری و تحول در سازمان به منظور رشد و تعالی و نوپایی سازمان

در دسته  بندی دیگر وظایف عمده ای که باید توسط سرپرست انجام گیرد به صورت زیر دسته بندی شده :

1-خلاقیت و نواوری : خلاقیت عبارت است از به کار گیری توانایی های ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم  جدید ضرورت و پیشنیاز هرگونه تحول عینی و ملموس و نواوری مادی و فیزیکی (درحکم سخت افزاز ) وجود و پیدایش فکر و مفهوم جدید و مجموعه ای از اندیشه ها ، الگوها ، نظریه ها و روش های جدید یعنی خلاقیت  ودر واقع (نرم افزار  ) است . نواوری (ابداع) یعنی کاربر د فکرهای جدید ، خلاقیت با ساختن و یافتن فکرهای جدید سرو کار دارد و نواوری در کاربرد این فکرها و تبلور ان در یک نمود و مصداق مشخص ، سرپرستان خلاق غالبا از سایرین متمایز هستند . هم چنین سرپرستان می توانند مشوق یا بازدارنده خلاقیت افراد باشند زیرا یکی از مهمترین راههای ظهور نواوری و خلاقیت به وجود اوردن فضای محرک خلاقیت است .

2-مسئله یابی و برنامه ریزی : سرپرستان از دو طریق مسقیم و رسمی (انحراف از تجربیات  گذشته ، انحراف از برنامه تعیین شده ، پیشی گرفتن رقبا ) رسمی و  غیر مستقیم ( از طریق کارکنان ، از طریق مافوق ها ، از طریق ارباب رجوع یا مشتری ) از وجود مسئله و مشکل در محیط کار خود اگاه و مطلع می شوند .

3-رهبری ، انگیزش و ایجاد تعهد در کارکنان : رهبری وقتی تحقق می یابد  که شخصی شخص دیگری را به منظور میل به هدف های پیش بینی شده تحت تاثیر قرار دهد و تعهد ، روحیه و وفاداری کارکنان برای گردش کار سازمان از اهمیت زیادی بر خوردار است .

4-انتخاب و گزینش کارکنان : در فرایند استخدام کارکنان ، سرپرستان فرصت ان را می یابند که ازمون های کتبی را برگزار کنند و یا معرفی نامه ها و گواهی  نامه های افراد داوطلب را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند انچه برای ان ها ممکن ودر جای خود موثر است اجرای یک مصاحبه استخدامی از ناحیه سرپرستان در قبال داوطلبان  معرفی شده از واحد متمرکز امور استخدامی است .

5-اموزش کارکنان : اموزش عبارت است از انجام عملیاتی که منجر به ایجاد و ارتقای دانش ، مهارت و رفتارهای مطلوب در نیروی انسانی می شود و استعداد های بالقوه انان را شکوفا  می نماید . نیروی انسانی برای انجام کار موثر وظایف و ماموریت  های خود باید از دانش ، مهارت ، توانایی و رفتارهای اجتماعی لازم و نگرش های مناسب برخوردار باشد و اموزش وسیله ای شناخته شده ای است که برای تامین ان ها مورد استفاده سازمان قرار گیرد .

6-ارزشیابی عملکرد زیر دستان : فرایند رسمی اگاه کردن کارکنان از تشخیص نتایج مثبت و منفی عملکرد شان را ارزشیابی می نامند . راهبردی ارزشیابی عملکرد یکی از مهمترین  وظایف سرپرستان است .

مهارت ها و توانایی های سرپرستی :

مهارت هاي سه گانه سرپرستی 

هر مدیری با توجه به نوع کار ، سطح سازمان و شرایط محیطی به درجاتی از مهارت های مدیریتی نیاز دارد .

رابر ت كاتز (1955) مهارت هاي مورد نياز مديران را به صورت فني ، انساني و ادراكي  طبقه بندي كرده است . مهارت به توانايي هاي قابل  پرورش مشخص كه در عملكرد وايفاي وظايف  منعكس مي شود اشاره مي كند .

انواع مهارت ها از نظر رابرت كاتز

1-مهارت هاي فني :

مهارت فنی  یعنی دانایی و توانایی در انام دادن وظایف خاص که لازمه ان ورزیدگی در کاربرد فنون و ابزار ویژه  و شایستگی عملی در رفتار و فعالیت است . مهارت های فنی از طریق تحصیل ، کارورزی و تجربه حاصل می شوند . مدیران معمولا این مهارت ها را طی دوره اموزشی یا کار اموزی فرا می گیرند . نظیر دانش فنون و روش های برنامه ریزی ، بودجه بندی ، کنترل ، حسابداری ، امور مالی ، کارگزینی ، کار پردازی و غیره ویژگی بارز مهارت ، فنی ان است که به بالاترین درجه شایستگی و خبرگی در ان می توان دست یافت زیرا این نوع مهارت دقیق ، مشخص ، دارای ضوابط عینی و قابل اندازه گیری است .

اين مهارت ها به معني توانايي  به كار بردن ابزار ، شيوه ها و دانش مورد نياز براي اجرايي يك زمينه تخصصي است . و به عبارت دیگر  توانایی حاصل از تجربیات ، اموزش و کاراموری لازم برای به کار گیری : دانش ، روش ها ، فنون و تجهیزات لازم برای انجام کارهای خاص

2-مهارت هاي انساني

یعنی  داشتن توانایی و قدرت تشخیص در زمینه ایجاد محیط تفاهم و همکاری و انجام دادن کار به وسیله دیگران ، فعالیت موثر به عنوان عضو گروه ، درک انگیزه های افراد و تاثیر گذاری بر رفتار انان . مهارت انسانی در نقطه مقابل مهارت فنی است . یعنی کار کردن با مردم در مقابل کار کردن با اشیا و چیزها . داشتن مهار ت های انسانی مستلزم ان است که شخص بیش از هر چیز خودرا بشناسد . به نقاط ضعف و قوت  خود اگاه باشد ، عقاید و افکارش بر خوردار و روشن باشند ، اعتماد به نفس داشته باشد ، به دیگران اعتماد کند ، به عقاید ، ارزش ها و احساسات انان احترام بگذارد ، انان را درک کند ، از تاثیرگفتار و کردار خویش بر دیگران اگاه باشد و بتواند محیط امن و قابل قبولی برای جلب همکاری دیگران فراهم سازد .

اين مهارت به مدير امكان مي دهد تا با افراد ، در كنار انها و به طور موثر با انها كاركند . مديران در همه سطوح به اين مهارت نياز دارند . و  مهارت انسانی  به این معنی که فرد ، توانایی کار با دیگران را داشته باشد و بتواند  از ایشان در انجام وظایف واگذار شده ، بخوبی استفاده کند

اجزای موثر در مهارت انسانی

مهارت انسانی یکی از مهارت های مهم مدیری است که در سه جزو خلاصه می شود :

1-درک رفتار گذشته

2-پیش بینی رفتار اینده

3-هدایت ، کنترل و تغییر رفتار  اینده

3-مهارت ادراكي :

مهارت ادارکی یعنی توانایی درک پیچیدگی های کل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشکیل  دهنده کار و فعالیت سازمانی به صورت یک کل واحد (سیستم ) به عبارت دیگر توانایی درک و تشخیص اینکه کارکرد های گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده و تغییر در هریک از بخش ها ، الزاما بخش های دیگر را تحت تاثیر قرار می دهد . اگاهی از این روابط و شناخت اجزا و عناصر مهم در موقعیت های مختلف ، مدیر را قادر می سازد که به طریقی تصمیم گیری یا اقدام کند که موجبات اثر بخشی سازمان و رضایت کارکنان ان را فراهم نماید .

اين مهارت به مدير امكان مي دهد كه سازمان را به صورت يك كل در نظر بگيريد و روابط متقابل بخش هاي مختلف و چگونگي تاثير تغییر  هر قسمت در كل سازمان را پيش بيني كنند .

توانايي لازم سرپرست

سرپرستی کارکنان توانایی های خاصی را می طلبد ، در ذیل به مهمترین انها اشاره می شود :

1-توانايي استعداد سازماندهي و كارافريني

فرد كارافرين بايد شرايط را مطالعه كند و کارهایی که باید انجام شود را تعیین می کند . در  سازماندهي افراد بايد به نوع كار و توانايي كاركنان توجه كرد تطبیق  شرايط كار با كاركنان از موارد ضروري در سازماندهي مي باشد .

2-توانايي انگيزش كاركنان

افراد برای انجام کار مانند هر فعالیت دیگری نیاز به انگیزه و روحیه دارند با ايجاد محيط مناسب . کار  مطلوب . ارزشيابي . شايستگي ها و .... در افراد انگيزه مثبت براي فعاليت ايجاد كنيد مدير بدون انگيزه هيچگاه در انگيزش كاركنان موفق نخواهد بود .

3-توانايي ايجاد كار کامل یا استاندارد شده  :

سرپرست شرايط لازم براي كار كامل را براي خود و ديگران مشخص كرده و از انجام كار ناقص وغير استاندارد خودداري كند  زیرا با گذشت زمان و عادت کردن با انجام کار غلط به سختي مي توان  ان را اصلاح كرد ، پس لازم است خصوصيات كار را براي كاركنان بروشني بيان كنيد .

4-توانايي ايجاد شرايط  کار جمعي

كار سرپرست يك كار جمعي و گروهي است و هنگامي با موفقيت همراه است كه فعاليتها با مشاركت كاركنان انجام گيرد .

5-توانايي یاد گیری  روابط موثر

بدون روابط موثر نمي تواند سرپرستي كرد  توانایی برقراری روابط خوب امری است که كه نياز به يادگيري و تمرين دارد

6-توانايي تصميم گيري

مهمترين كار يك مدير تصميم گيري است بطوري كه برخي از صاحب نظران معتقدند مديريت چيزي جز تصميم گيري نيست تصمیم گیری صحیح ، تصمیم گیری جمعی می باشد  زيرا تصميم گيري فردي معايبي فراوني دارد كه عبارتند از :

الف/جلوگيري از رشد شخصيت و استعداد افراد

ب/پائين امدن روحيه افراد زير دست

ج/عدم رشد قوه  قضاوت در بين كاركنان

7-توانايي برقراري ارتباط موثر با كاركنان

سرپرست بدون برقراري ارتباط نمي تواند كارهاي خودرا انجام بدهد كه چگونگي ارتباط موثر عبارتند از :

الف/اهداف را بطور جمعي و گروهي تعيين كرد

ب/وسايل كافي در اختيار افراد قرار دهيد تا به راحتي كار كرده و به هدف برسند

ج/افراد را بطريقي سازمان دهي كنيد كه با همكاران خود توافق و تفاهم داشته باشند

د/كارهايي كه براي افراد انجام مي دهيد بيان كنيد و مشكلات را گوشزد كنيد از اظهار علاقه خودداري نكيند  زیرا افراد از درون ما اگاه نیستند و با کلمات و رفتار های مناسب احساسات و عواطف خودرا نشان دهند .

ه/دستور كار بايد روشن باشد واز پيچيدگي به دور باشد .

و/بر اطلاعات و تجربيات خود بيافزايد و زير دستان خودرا تشويق كنيد

ز/نظريات افراد را مورد ازمايش قرارداده و انها را از نتايج افكارشان اگاه نماييد

عوامل تاثیر گذار بر توقعات  افراد :

واقعیت  این است که توقعات اساسی در همه انسانها مشترک است ولی میزان یا شدت توقعات در افراد یکسان نیست در هر موقعیت و شرایطی یک یا چند انتظار اهمیت بیشتری پیدا می کند و عواملی موجب می شوند که گرایش ها نسبت به یک انتظار کمتر یا بیشتر شود اما :

عوامل زيادي در تعيين شغل افراد موثرند كه مشاور و سرپرست بايد به ان توجه نمايند . مهمترين انها عبارتند از :

الف) هوش : انجام هر كاري نياز به سطحي از هوش دارد تا ان كار به طور موثر انجام گيرد . مهمترين عامل در انتخاب شغل ميان هوش و توانايي ذهني فرد مي باشد . اگر فردی کم هوش ، شغلی را انتخاب کند که به هوش زیادی نیازی  دارد ، این فرد در انجام کار موفق نخواهد بود و دچار افسردگی و بی اعتمادی می گردد . همچنانکه افراد دارای هوش کم و متوسط نباید کارهای افراد با هوش را عهده دار شوند . اگر فردی دارای هوش بالا باشد . و کاری  اسان که توانایی ذهنی کمی را می طلبد از او خواسته شود . این فرد دچار خستگی و بی حوصلگی می گردد و رضایت شغلی او تامین نمی گردد .

ب)علاقه : فرد بايد كارش را دوست داشته باشد گرايش به يك كار مي تواند كافي باشد و در  مواردي نيز مي توان  علاقه را در فرد ايجاد كرد و اشنایی  با کار و ویژگی های ان موجب رغبت و انگیزش  بعضی از افراد می گردد  شرایط نیز در ایجاد  علاقه افراد به کار بسیار موثر می باشد .  

ج)شخصيت : شخصيت مجموعه خصوصيات بدني و ذهني و روحي فرد مي باشد . عواملي مانند استعدادها تگرش ها علائق و وضعيت جسماني (بدني ) سازنده شخصيت بوده ودر انتخاب نوع شغل فرد تاثیر تعیین کننده  ای دارد .

د) واقع بيني : در انتخاب شغل بعضي از افراد واقع بين بوده و كار را با تمام ويژگي هاي ان مي بيند و انتخاب مي كنند و گروهي ديگر جنبه هايي از كار را مي بيند و تصويري كامل از تمامي كار در ذهن ندارند . اين نوع انتخاب ها در بيشتر موارد با شكست همراه است .

ه) عوامل محيطي : عواملي كه در محيط زندگي فرد وجود دارند بر انتخاب شغلي او تاثير مي گذارند  . عواملي مانند گروه اجتماعي – وضعيت اقليمي – خانواده – دوستان و نزديكان ، جنسیت ، تربیت  فرهنگ نوع و شرایط کار در انتخاب نوع كار فرد موثر هستند .

اصول ایجاد رابطه خوب با دیگران

با افراد چگونه رفتار کرد ؟ در پاسخ باید گفت  شناخت نیازها ، خصوصیات  فردی و انتظارات (توقعات ) اساسی ، شرط لازم  برای ایجاد رابطه خوب است ولی اینکه چگونه باید با افراد رفتار کنیم  ، هنوز پاسخ داده نشده ، برای رفتار مناسب و داشتن رابطه خوب انسانی لازم است اصول پایه رفتار با دیگران را بشناسیم و بر ان اساس با دیگران ارتباط بر قرار کنیم . اصول مورد نظر عبارتند از :

اصل اول : با افراد طبق خصوصیات  فردی انها رفتار کنید :

ویژگی های فردی تشکیل   دهنده شخصیت افراد می باشند . باید به تفاوت های فردی توجه کنیم تا رفتار ی مناسب با دیگران  داشته باشیم برای مثال وقتی فردی بسیار جدی است به طور طبیعی رفتار توام با شوخی را در حین کار نمی پذیرد و یا فردی که به طور رسمی ارتباط برقرار می کند شاید هیچگونه  علاقه ای  به ارتباط دوستانه  ( غیر رسمی ) با همکارش نداشته باشد .

امروزه  روان شناسان  اعتقاد دارند که هر انسانی صندوق بسته و قفل شده ای است که برای ایجاد ارتباط با او باید کلید  گشودن این صندوق را بیابیم در اینجا منظور از صندوق همان شخصیت ناشناخته فرد و کلید نیز شناخت خصوصیت  فردی می باشد .

اصل دوم : افراد را از وضعیت کاریشان  اگاه کنید :

کار و رفتار مطلوبی که از افراد  انتظار داریم  باید برای همه کارکنان  به روشنی تعریف شود رفتار خوب  با تایید و پاداش تقویت شود و رفتار نامطلوب با واکنش مناسب تصحیح گردد .

اصل سوم : افراد را به موقع و به شکل مناسب تشویق کنید :

تشویق موجب پایداری و تقویت  رفتار افراد می شود ولی تشویق  هنگامی  موثر خواهد بود که در زمان خودش انجام گیرد و با تاخیر همراه نباشد و دیگر اینکه شکل تشویق مناسب ودر حد ارزش کار فرد باشد و نه غیر ازان

اصل چهارم : از تغییرات ناگهانی دوری کنید و قبل از ایجاد ، افراد را اگاه کنید ؟

افراد به طور طبیعی تغییرات را نمی پذیرند زیرا طبیعت انسان به گونه ای است که اوضاع موجود سازگار گردیده و علاقه مند به تغییر وضعیت موجود نیست ولی اگر قبل از تغییرات افراد را اماده کنیم و علت تغییرات را برای انها بگوئیم و به تدریج تغییرات را انجام دهیم انها  کمک خودرا با وضع جدید سازگار می کنند و تغییرات  را به عنوان واقعیت می پذیرند .

اصل پنجم : از استعداد و توانایی افراد به بهترین شکل استفاده کنید :

شناخت استعداد ها و به کارگیری انها موجب رضایت و پیشرفت افراد می گردد .

منابع چهار گانه سرپرستی :

سرپرستان برای اداره امور سرپرستی به منبع چهارگانه زیر نیاز مندند :

1-منابع اطلاعاتی : شامل برنامه ها ، ایین نامه ها و دستور اعمل ها

2-منابع  مادی : شامل اشیا ، وسایل ، امکانات و تجهیزات مورد نیاز سازمان نظیر ساختمان ، زمین و غیره

3: منابع مالی : شامل بودجه و اعتبارات و سرمایه های مالی سازمان

4: منابع انسانی : شامل افراد و کارکنان که به عنوان عنصر حیاتی و سرمایه اصلی سازمان محسوب می شوند و جزو مهمترین و اثر بخش ترین منابع انسانی به شمار می روند .

کاربرد هریک از منابع چهارگانه گامی موثر در مسیر تحقق هدف های سازمانی  محسوب می شوند .

مشكل چيست ؟

فقط در شرایط ارمانی است که روابط میان افراد  خوب بوده و هیچگونه  مشکلی پیش نمی اید . مادر زندگی و رسیدن  به اهدافشان هیچ مشکلی نداریم ، در شرایط طبیعی  وجود مشکلات  امری طبیعی است و خواه  نا خواه اتفاق می افتد . برای غلبه بر مشکلات ، حذف و یا حداقل کاهش انها باید مشکلات را خوب بشناسیم و سپس راه حل  مناسب برای انها بیابیم . رفتار مناسب در مقابله با مشکلات  ، پیشگیری ، پیگیری و مقابله می باشد . فرار از مشکلات و یا انکار انها موجب پیچیده تر شدن وضعیت سرپرست و ایجاد شرایط بحرانی می گردد . رعایت اصل واقع بینی در برخورد با مشکلات ،سرپرست را از بدبینی و خوش بینی نجات داده و اورا قادر می سازد تا رفتاری صحیح ،سنجیده و قابل قبول داشته باشد باید توجه داشت  که بهرحال در هر سازمانی ؛روابط کار چه خوب باشد چه بد ، مشکل به طور طبیعی بروز می کند .

تعریف مشکل :

 الف فاصله بين وضع موجود (واقعيت ) و وضع مطلوب (انچه ذهن انسان را مشغول مي كند ) (حقیقت )

ب) ان چیزی که نباید  باشد ولی هست  و ان چیزی که باید  باشد ولی نیست  

ج) هر مطلبی  که دهن را به خود مشغول کرده و باید درباره ان فکر کنیم

تعریف اول و دوم به هم نزدیک  هستند اما بیشتر جنبه نظری دارند لکن تعریف اخر مفهومی اسان و تا حدی عملیاتی می باشد و برای کارکنان ملموس تر است .

نقش سرپرست در پیشگیری و حل مشکلات – سرپرست با ایجاد رابطه  خوب میان کارکنان ، رابطه ای که بر اساس توجه به تفاوت های فردی شکل گرفته ، می تواند از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری نماید . رفتارهای اگاهانه و صمیمی با تک تک افراد مانع بروز مشکلات می گردد . مشکلات را می توان بدور از شتابزدگی و بوسیله مشارکت افراد با کمترین هزینه و زمان به بهترین شکل بر طرف نمود .

تعادل رفتار ، تحمل پذیری ، تمرکز بر روی مشکل ، نگرش همه جانبه ، ویژگی های لازم برای پیشگیری و حل مشکلات بشمار می ایند .

روش علمي حل مشكل :

برای حل مشکل  به روش علمی قبل از هرچیز باید هدف را به روشنی تعریف کنیم با تعیین هدف  راه و مسیر حل مشکل ؛ مشخص می شود . بدون تعیین هدف به بیراهه خواهیم رفت ؛ البته ممکن است هدف بصورت غلط تعیین شود ولی در قالب روش اصولی و نظام دار بزودی به اشتباه خود پی ببریم و بار دیگر هدف را به درستی تعیین می کنیم . بعد از تعیین هدف مسیر حل مشکل اینگونه  طی می شود :

مرحله اول -پيدا كردن حقايق   

حقایق اطلاعات  صحیح و قابل اعتمادی می باشند ، اطلاعاتی که مبتنی بر واقعیت و مستندات  باشند از اطلاعات مبهم و پراکنده باید دوری کرد زیرا مارا از راه حل مناسب دور می کند .

سوابق مشکل را بررسی کنید :

پیشینه و اطلاعات قبلی یک مشکل می باشد ،اینکه در دفعات قبلی چه پیش امده ؟ با مشکل چگونه برحورد شده ؟ چند بار این مشکل تکرار شده ؟ و مواردی از این قبیل به حل مشکل کمک می کند .

-با افراد اگاه گفتگو کنید  اشخاصی که اطلاعاتی در مورد مشکل و یا افرادی که در گیر مشکل هستند ، دارند منبع خوبی برای کسب اطلاعات  می باشند البته افرادی باید برای گفتگو انتخاب شوند که علاوه بر داشتن اطلاعات مفید قابل اعتماد نیز باشند .

اخیرین نکته – در طول مرحله اول ، بدست اوردن حقایق (اطلاعات صحیح ) و تعیین هدف هیچگاه نباید فراموش شود  ، ضمنا صبر و شکیبایی نیز همواره لازم است .

مرحله  دوم : اطلاعات را بسنجید و تصمیم بگیرید .

این مرحله ، مرحله تصمیم گیری سنجیده و با فرصت کافی که طی ان اطلاعات بدست امده را با هم ارتباط می دهیم . اطلاعاتی که از افراد مختلف ودر زمان های متفاوت بدست می اید در صورتیکه  جدا از هم و پراکنده باشد قابل استفاده نخواهند بود ، در برحی از موارد اطلاعاتی که در ظاهر هیچ ارتباطی با هم ندارند بشکلی بهم مربوط هستند . برای مثال فردی که در محیط کار عصبی است  و از بیماری زخم معده رنج می برد و نمی تواند خوب کار کند ، ممکن است بیماری و کم کاری او در اثر عصبانیت باشد (تاثیر روان بر تن )  با شناخت چنین مواردی بهتر می توان تصمیم گرفت .

چه باید کرد ؟

برای حل مشکل باید راه حل انتخاب کرد . طبیعی است انتخاب عملی که ممکن است مشکل را حل کند فقط یک راه حل نیست که موجب برطرف شدن مشکل می گردد . بلکه باید از میان راه حل های موجود بهترین راه حل را انتخاب کرد .  

-روش های رایج و سیاست های سازمان  را در نظر بگیرید . یک راه حل مناسب با در نظر گرفتن روش ها و سیاست های سازمان انتخاب می گردد زیرا بهترین راه حل اگر با روش ها و سیاست های رایج سازمان سازگار نباشد ، می تواند  بدترین  راه حل ممکن  باشد و مشکلات  تازه ای برای سرپرست ایجاد نماید . برای نمونه ، سازمانی که اختیاراتی کمی به سرپرستان می دهد انتظار ندارد که سرپرستان فراتر از اختیارات عمل کرده و برای حل مشکلات زیر دستان به انها امتیاز بیشتری داده شود ..

-تاثیر اقدام خودرا بر روی فرئ گروه و کار درنظر بگیرید  . اقدام مناسب ، اقدامی است که تاثیر مناسبی بر روی فردی که دچار مشکل شده ، گروه همکاران و بازده کار داشته باشد ، اگر اقدامی موجب لطمه دیدن حیثیت فرد گروه گردد و یا به روابط گروه لطمه زند و یا موجب پایین امدن بازده کار گردد ، اقدامی نامناسب  بوده و باید تجدید نظر کرده و راه حل دیگری انتخاب کنیم .

-هدف را فراموش نکنید . حرکت در جهت هدف همواره لازم است در مرحله دوم  حل مشکل نیز نباید این مهم فراموش گردد .

اخرین نکته – در طول مرحله دوم که مرحله تصمیم گیری است از شتابزدگی باید دوری کرد زیرا  تصمیم گیری  شتابزده معقول نخواهد بود .

مرحله سوم : اجرای تصمیم :  در این مرحله راه حلی که انتخاب گردیده به اجرا در می اید .

-ایا به تنهایی باید اقدام نمود ؟در پاسخ این سوال می توان گفت . بستگی به نوع مشکل دارد ، در برخی موارد به تنهایی نمی توان عمل کرد .

 یا نیاز به کمک  دارید ؟ بسیاری از مشکلات بدون کمک گرفتن از سایر سرپرستان قابل حل می باشند مانند اقدام برای تغییر روش کار افراد ، در مواردی که روش کار خطرناک یا غیر  اقتصادی است . برای انجام تغییرات در روش کار سایر سرپرستان نیز باید همکاری کنند چون تغییر روش کار بر روی کار بخشهای مختلف تاثیر می گذارد .

بهترین  تصمیم و راه حل اگر در زمان مناسب اجرا نگردد بدترین نتایج را ممکن  است بدنبال داشته باشد .

اخرین نکته – مسئولیت حل مشکل بر عهده سرپرست است و نباید این مسئولیت  را بر عهده دیگری بگذارید زیرا سرپرست بهترین کسی است که می تواند  مشکلات قسمت را حل کند .

مرحله چهارم – پیامدها را بررسی کنید :

اخرین مرحله ، مرحله بررسی پیامدهای اجرای تصمیم (راه حل ) می باشد .  

انواع  مشکل :

بعد از مفهوم  مشکل و مراحل مشکل به انواع مشکل می پردازیم ، طبقه بندی های گوناگونی  برای مشکلات وجود دارد اما در اینجا  دو نوع طبقه بندی کاربردی ارائه می گردد که با طبقه بندی های رایج متفاوت است ، مشکلات از نظر زمان وقوع به سه دسته تقسیم می شوند .

1-مشکلات انی (لحظه ای ) : این دسته از مشکلات قابل پیش بینی نبوده و هنگامی که اتفاق می افتد  باید به فکر حل انها باشیم مانند زلزله – حادثه و خرابی بدون علت معین و .......  

2-مشکلات جاری : این گروه از مشکلات قابل پیش بینی هستند و زمان وقوع ان ها نیز معلوم است ، مانند مرخصی و یا ماموریت افرادی که به وجود انها در محل کار نیازمندیم و یا هنگامی که میزان مواد مصرفی در انبار به نقطه سفارش رسیده ولی تقاضای سفارش نکرده ایم و .. 

3-مشکلات پنهان ( نهفته ) : این گروه از مشکلات قابل پیش بینی هستند ولی زمان وقوع انها معلوم نیست . مانند زمانی که بدون اموزش با یک دستگاه کار کنید . یا مشکلات ناشی از ماشین بدون حفاظ و فردی که کار را بدون اموزش و مهارت انجام می دهد ، بی توجهی به استعداد کارکنان ، کار با روش غلط و ..........  که در نهایت حادثه و ناراحتی  بدنبال خواهد داشت ولی اینکه چه زمانی این مشکلات خودرا نشان می دهند نامعلوم است .

خوشبختانه بیشتر مشکلات محل کار از نوع قابل پیش بینی بوده و به صورت جاری یا نهفته  می باشند ودرصد بسیار کمی از مشکلات غیر قابل پیش بینی هستند ولی باید توجه داشت که مشکلات جاری و نهفته اگر حل نشوند تبدیل به مشکلات انی خواهند  شد و موجب تلف شده وقت ، نیرو و سرمایه سازمان می شوند . یکی از وظایف سرپرست پیشگیری از تبدیل نهفته به مشکلات انی می باشد .

نقش سرپرست در انگیزش کارکنان :

سرپرست می تواند با روش های زیر به کارکنان کمک نماید :

1-ایجاد اگاهی نسبت به استانداردها

درک و فهم دقیق انتظارات خود از زیردستان را برای انها میسر نمایند . انتظارات خود و استاندارد های کار را برای انها کاملا توضیح دهید .

2-تقدیر از کارهای خوب زیر دستان : تقدیر از دیگران و گفتن متشکرم را بیاموزید .

3-رعایت نظم : رعایت نکردن نظم ، سبب ظلم به دیگران می شود . کارگران خوب احساس می کنند که رعایت نظم به سود انان  است

4-ارزشمند کردن کارها : سرپرست می توانند با ارزشمند کردن کار برای کارکنان ، نیروی انگیزش انان را افزایش دهد . پاداش بیشتر سبب می شود کارکنان احساس تعهد بیشتری نسبت به انجام کارها پیدا  می کند

 

                                                                    فصل سوم     

                             نقش دولت در توسعه و سازماندهی  واحدهای صنفی کوچک و متوسط

1-اهمیت و نقش صنایع کوچک و متوسط :

نگاهی کوتاه به ساختار نظام اقتصادی  کشورهای مختلف ، اهمیت و جایگاه کسب و کار های کوچک و متوسط بیشتر مشخص می شود . در خصوص اهمیت انها ، همین بس که حداقل  3/2 میلیون موسسه کوچک و متوسط در المان وجود دارد که تعداد کارکنان ان ها 20 میلیون نفر است و 70 درصد کل شاغلان این کشور را در خود جای داده اند .

امروزه این کسب و کارها به دلیل ویژگی های خاصی که دارند مورد توجه بسیاری از کشورها هستند و از لحاظ قدرت اشغال زایی بالای انها موارد زیر مطرح می باشند :

1-کسب و کارهای کوچک از انعطاف پذیری  بیشتری برخوردار بوده و کارافرینی ،   و خلاقیت و نواوری بیشتری در انها صورت می پذیرد  . این کسب و کارها  راحتر خودرا با تغییرات پرشتاب  محیطی تطابق داده و نسبت به مولفه های محیطی هم چون عوامل اقتصادی ، اجتماعی ، فناوری ، سیاسی و قانونی سریع تر واکنش نشان می دهد .

2-کسب و کارهای کوچک و متوسط عامل جذب و اشتغال بخش عظیمی از کشور ، اموزش و تربیت  نیروی کار ماهر هستند .

3-تامین نیروی انسانی مجرب و متخصص برای کسب و کارها بزرگ غالیا توسط  کسب و کارهای کوچک و متوسط صورت می گیرد . این مسئله به صورت یکی از مشکلات کنونی این گونه کسب و کارها درامده است .زیرا غالبا افراد متخصص پس از کسب تجربه در کسب و کارهای کوچک و متوسط جذب صنوف بزرگ تر و جذاب تر می شوند .

4-ازانجا که کسب و کارهای کوچک و متوسط در مقایسه با کسب و کارهای بزرگ با سرمایه کمتری ایجاد اشتغال کند تعداد مشاغلی که این دسته از کسب و کارها ایجاد می کنند بیشتر از کسب و کارهای بزرگ است  . همچنین امکان ایجاد مشاغلی به صورت خویش فرما باعث می شود تا کار افرینان با انگیزه بیشتری به این دسته از کسب و کارها روی بیاورد .

5-جذب و پذیرش کارکنان با شرایط خاص در این کسب و کارها با سرعت بیشتری صورت می گیرد . این کسب و کارها توانستند امکان اشتغال برای افراد جوان ، سالمند ، زنان ، کارکنان پاره وقت و حتی افراد معلول نیز فراهم کنند . در این گونه کسب و کارها به راحتی می توان بدون نیاز به برنامه ریزی و تغییرات گسترده در ساختار گروه های کاری ، یا ترکیبی از متخصصان مختلف را گرد هم اورند .

هزینه تغییر برای این گونه کسب و کارها در مقایسه با کسب و کارهای بزرگ کمتر است از این رو بسیاری از کشورهای جهان توجه خاصی به این گروه از کسب و کارها دارند و با مطالعه و بررسی در مورد مسایل و مشکلات ان ها سعی در استفاده از مزیت های گوناگونی دارند که این کسب و کارها ایجاد می کنند .

مزیت های  کسب و کارهای کوچک :

1-صرفه جویی در مصرف سرمایه

2-تامین تعادل اجتماعی و منطقه ای (برای جلوگیری از مهاجرت روستائیان به شهر )

3-وابستگی ناچیز به محصولات خارجی و صرفه جویی در استفاده از ارزهای خارجی

4-توسعه صنعت توریسم

5-درون زا کردن دانش فنی تولید

6-پرکردن  حلقه های مفقود شده فرایند تولید

7-تسهیل در رقابت

8-تشویق فرهنگ سرمایه گذاری

9-پرورش مدیران کارافرین و کارگران صنعتی

10-کمک به توزیع عادلانه تر درامد

11-توجه به محیط زیست

12-خصوصی سازی

13-تسریع در زمان بهره برداری و توجه به هزینه فرصت سرمایه

2-نظریه های موجود درباره علل اقبال  به بنگاههای کوچک و متوسط :

در یکی دو دهه اخیر ،تغییرات اساسی و کیفی بسیار زیادی در حوزه های اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی بوجود امده است ، اقتصاد دانان  و نظریه پردازان  سازمان ها و تشکیلات صنعتی در توجیه این تغییرات نظریه هایی را ابراز داشته اند تا علل شکل گیری این تغییرات و پیامدها ی انها را موشکافی نمایند . نظریه های اقتصادی  حاشیه ای پن روز ، نظریه اکس و اورش و هم چنین نظریه دیگری توسعه خوشه ای ، از مهمترین نظریات در این مجال به شمار می ایند .

الف) نظریه اقتصاد های حاشیه ای پن روز

پن روز به عنوان یک اقتصاد دان ، در نظریه اقتصاد های حاشیه ای خود اظهار می کند که در شرایط شکوفایی و رونق اقتصادی ، ایجاد فرصت های رشد برای صنایع کوچک و متوسط ممکن «حصول تر و راحت تر از توسعه صنایع  بزرگ است ».

 بر اساس این نظریه ، در مراحل ابتدایی بروز شرایط رشد عمومی و بازشدن افق های جدید توسعه و گسترش فعالیت های تولیدی ، صنایع بزرگ به سبب محدود بودن زمینه  های توسعه و اقتصادی نبودن نسبی افزایش ظرفیت ها (که مستلزم سرمایه گذاری کلان است ) به این فرصت ها در برنامه ریزی خود ، توجه کمتری دارند و ترجیح می دهند که سرمایه خودرا در افزایش تولیدات جاری صرف نمایند . تا اینکه انرا صرف سرمایه گذاری در تولیدات جدید نمایند . چرا که زمان  ثمر  دهی ان طولانی بوده و هزینه های تبلیغات و بازار یابی سنگین را نیز به این صنایع تحمیل می کند . گرچه طیف  گسترده ای از نواوری ها در محصولات و فرایند تولید با سرعت زیاد در حال وقوع است ، ولی روش بکارگیری نواوری ها در صنایع بزرگ ، به سبب ساختار خاص این صنایع با ارامش و طبق برنامه ریزی میان مدت و یا دراز مدت صورت می پذیرد . در واقع در بنگاههای بزرگ ، تنها نواوری های متناسب با شرایط بازار و استراتژی  بنگاه و قابلیت انعطاف ماشین الات موجود به کار گرفته می شود و مدیران از به کار گیری دیگر نواوری ها صرف نظر می کند ، در این بنگاه ها شرایط بکارگیری نواوری بخصوص در فرایند تولید ، مستهلک شدن ماشین الات موجود ، یا فرصت های درامدی بالا ، یا حفظ سهم شرکت های بزرگ از بازار است . بر عکس در بنگاههای کوچک این نوع محدودیت ها وجود ندارد ، چرا که انها با هزینه های عمومی و کم و ظرفیت محدود  ماشین الات ، انعطاف پذیری بیشتری دارند . به علاوه به کار گیری ماشین الات  جدید با فناوری پیشرفته ، موجب افزایش این مزیت در انها گشته و امکان رشد در صنایع کوچک و متوسط به شدت افزایش می دهند .

ب) نظریه اکس و ادرش

در دو دهه اخیر ،  وحدت بازار ها و افزایش اگاهی مصرف کنندگان موجب تغییر در ساختار تقاضا گشته است . از انجا که صنایع بزرگ به سبب ساختار خاص خود انعطاف لازم را در جوابگویی  به تنوع طلبی مصرف کنندگان ندارند ، زمینه رشد صنایع کوچک ، پیش از پیش فراهم شده است . عوامل دیگری نیز در تحول ساختار حرکت به سمت صنایع کوچک و متوسط موثر بوده اند که مهمترین ان ها  عبارتنداز :

1)تمایل صنایع  بزرگ در بازگشت  به تخصص های اصلی  خود و واگذاری  بخش های دیگر تولیدی  به صنایع  کوچک و اقماری  و تامین بخش قابل توجهی  از نیازهای خود از طریق پیمانکاری

2)کاهش اطمینان از روند بازار و هزینه های بالای نگهداری  بخش های تولیدی

 3)نواوری در تولید و فرایند

ج) نظریه الگوی  توسعه خوشه ای

از حدود سه دهه  پیش ، ساختار خوشه ای  صنعتی در کشور ایتالیا ، نظر دانشمنذان توسعه ای را به خود جلب کرده است . در بعضی رشته های صنعتی  و با تکیه بر مزیت های خاص برخاسته از مهارت ها و دانش ها (که بر اثر گذشت زمان تبدیل به سرمایه های اجتماعی مناطق شده اند ) ، این خوشه ها توانسته اند موجبات رشد اقتصادی را در بستر های جغرافیایی خود فراهم اورند . هر خوشه صنعتی  متشکل از تعدادی از صنایع کوچک و انواع شرکت های خدمات مالی ، مشاوره ای ، بازاریابی و ......... است . این صنایع  با ایجاد شبکه های ارتباطی منظم و همکاری سیستماتیک با یکدیگر ، ضمن دستیابی به شاحص های تولید انبوه از مزیت های صنایع کوچک هم چون نواوری و تنوع نیز برخوردار هستند .

ادمیرال معتقد است که در ترتیبات  جدید ، رابطه بین صنایع بزرگ و کوچک به شکل قابل توجهی در تغییر است . شاید دیگر درست نباشد که بنگاههای کوچک و بزرگ  را مقابل هم در نظر بگیریم . دیگر موضوع در تغییرات نسبی  مقداری خلاصه نمی شود ، بلکه شاهد تغییراتی هوشمند در شبکه های همکاری هستیم که به واسطه  انها صنایع با مقیاس های مختلف ، توانایی متخصص شدن در پروژه هایی را دارند که برای ان مناسبترین است . به عبارت دیگر صرف بزرگی یا کوچک بودن ایجاد مزیت نمی کند ، بلکه تخصص و کارایی است که بقای یک بنگاه را تضمین می کند ، لذا بنگاهها برای بقای در بازار نیازمند همکاری با یکدیگر هستند . در این بین بنگاههای بزرگ ، بیشتر از بنگاههای کوچک نیازمند همکاری هستند .  

مشکلات واحدهای کسب و کار کوچک و متوسط .

شرکت های کوچک و متوسط در اغلب کشورهای جهان با مشکلات نسبتا مشابهی مواجه هستند ، در اینجا به پاره ای از مشکلات مرتبط با این شرکت ها اشاره می کنیم

1-کمبود دانش اقتصادی ، مالی و مدیریتی  بویژه در زمان تاسیس باعث بروز مشکلاتی  برای این گونه شرکت ها می شود به گونه ای که گاهی یک فرد مجبور به انجام کارهای تخصصی متعددی  می شود که خارج از صلاحیت حرفه ای وی است .

2-به علت نبود مراجع حمایت کننده و اثر گذار : صنایع کوچک نمی تواند بر روی تغییرات محیطی تاثیر بگذارند و این مسئله  اسیب پذیری این دسته از صنایع را افزایش می دهد .

3-تامین منابع مالی برای این شرکت ها در مقایسه با شرکت های بزرگ مشکل تر است ، بویژه ان که بانک ها شرایط سخت تری را از نظر وثیقه و نرخ بهره بالاتری  به انان تحمیل می کنند .

4-تامین و حفظ نیروی انسانی از مشکلات  همیشگی  این بنگاهها  است ، زیرا بیشتر متخصصان تمایل به فعالیت در شرکت های بزرگ دارند و حتی ممکن است پس از کسب اموزش های لازم در صنایع کوچک ، انجا را ترک  کنند . 

5-این صنایع نه تنها غالبا  از تجارب مدیریتی بی بهره اند ، بلکه امکان استفاده از خدمات مشاوره ای متخصصان  کارامد را نیز به لحاظ محدودیت منابع مالی ندارند .

6-شرایط خاص فرهنگی در برخی از کشورها عموما ممکن است برای این شرکت ها جایگاهی از نظر مولد بودن قایل نباشند ، مثلا در کشورما  غالبا صنایع خدماتی را مولد محسوب نمی کنند .  

7-در بیشتر موارد  این شرکت های متوسط و کوچک فاقد هرگونه تشکل حمایت کننده را در امور بازاریابی و صادرات هستند و این امر هزینه های صادراتی و ریسک های مرتبط با ان را افزایش می دهد .

8-کارافرینان و بنیانگذاران این صنایع  وقتی به سن بازنشستگی می رسند ، با مشکل پیدا کردن جانشین  شایسته برای خود مواجهند به گونه ای که برخی از این شرکت ها بعد از مدتی به علت همین مسئله از بین می روند

 

                                                            فصل چهارم  

                          سنجش و ارزیابی اثربخشی فعالیت های واحدهای کسب و کار و

                                    مدیریت روابط کار در واحدهای صنفی کوچک و  متوسط

در کسب و کار  همچنان که مالک / موسسان اهدافی   می توانند داشته باشند  ، در کنار ان ها اهداف مدیران و کارکنانی که با فعالیت ذهنی و بدنی به کسب و کار کمک می کنند مورد بحث است . برای درک بهتر موضوع ، به بررسی اهداف مدیریت و کارکنان خواهیم پرداخت :                                                                          

دو شاخص برای ارزیابی عملکرد کارکنان عبارتند از :

کارایی : انسان ، در طول عمر محدود خود ، می خواهد تمامی نیازهای خودرا به تدریج افزایش پیدا می کند براورده سازد . اما محدود بودن کالا ، خدمات ، و امکانات ، ضرورت استفاده انسان از زمان ، نیروی کار ، تلاش و فعالیت های خودرا به شکلی برنامه ریزی شده مواجه کرده است .

وظیفه کسب و کار به عنوان یک بنگاه اقتصادی که نیازهای مارا براورده می سازد  ، تولید و به دست اوردن سود است . برای این که یک تلاش و فعالیت بتواند ماهیت اقتصادی کسب کند ، قبل از هرچیز ، کمترین هزینه یعنی اصل حداقل کردن نیروی کار که وظیفه اصلی کارایی است ، باید به شکلی مناسب به جا اورده شود .چون که هزینه یک فعالیت هرچه قدر افزایش یابد ، اثر بخشی یعنی ، رسیدن به هدف نیز به همان میزان کاهش می یابد .

تعاریفی از کارایی

1-کارایی : را انجام درست کار تعریف می کنند .

نحوه  استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج مربوط به کارایی می شود .

کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کاری که انجام شده است

کارایی : نسبت ستاده به داده را گویند که برابر با مصرف بهینه منابع می باشد

کارایی  سازمان عبارت است از مقدار منابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می توان انرا بر حسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد .

کارایی از نظر پیتر دراکر : انجام درست کارها که با استفاده از روش های درست مصرف منابع ممکن خواهد شد .

مثال : اگر سازمانی در مقایسه با سازمان دیگر با صرف مقدار کمتری از منابع به هدف مشخص برسد ، می گویند که کارایی بیشتری دارد . به عبارت دیگر کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کار انجام شده است . یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می شود به مقدار کاری که باید

صبر و شکیبایی و خود نظمی از صفات اصلی و اساسی مدیر است  مدیر همیشه باید به خاطر داشته باشد که گذشت و زمان ، عنصری ضروری برای مدیریت و اعمال تغییرات است . برای بسیاری از مدیران جوان ، صبر و مقاومت بسیار دشوار است  انها باید اگاه باشند که پذیرش عقاید جدید و تغییر در رفتار زیر دستان زمانی صورت می گیرد که زمان لازم برای تفکر ودر مورد تغییرات وجود داشته باشد .

کارایی در سازمان ها ، به مقیاس زیادی ، با تشویق اعضا و جهت دادن رفتارهای ان به سوی اهداف سازمانی پدیدار می گردد . کارکنان زمانی که بفهمند ، تحق اهداف  انها جزیی لاینفک از تحقق تمامی اهداف سازمانی است ، به صورتی موثر میل به فعالیت نشان خواهند داد . اگر این پیوند را مشاهده نکنند ، میل به فعالیت به شکل موثر را نشان نخواهند داد . در این وضعیت کارکنان کارهایشان را ، در دستیابی به اهداف خویش به عنوان یک ابزار مشاهده نکرده ، فقط ، در کارش وقت را سپری کرده و برای این که بتواند کار و زندگی خودرا ادامه  بدهد ان را به عنوان یک ابزار تامین کننده درامد خواهد دید . رفتار بدینگونه هم کارایی سازمان ها را به طور جدی کاهش دهد .

در حقیقت اعضای سازمان هنگامی که سعی می کنند اهداف کسب و کار را تحقق ببخشند ، کارایی یا بازدهی کسب و کار افزایش یافته  در غایت ان هم پرسنل نیز یک سری نتایج مورد انتظار را می تواند به دست اورد .

اثر بخشی

اثر بخشی ، بیانگر ان است که ، کسب و کار برای تحقق بخشیدن به اهداف خویش منابع و نیروهای هم افزای خودرا زنده کرده ، روابط خودرا با محیط مدنظر داده و ساختار سازمانی را بر حسب ان شکل بدهد ، برای تحقق بخشیدن به این هدف ، هر قسمت و یا واحد از جهت یاری هایی که به اهداف خواهند رساند باید مورد بررسی قرار گیرد .

اثر بخشی که از اهداف مدیریت کسب و کار است ، بیانگر انچه مورد نظر است و تامین   نتایج فعالیت هایی است که انجام می گیرد . کسب و کار با تولید کالا و خدمات می تواند انها را به مشتریان بفروشد . اما مهم ان است که ، ایا این فعالیت ها اهداف مورد خواست و برنامه ریزی شده را تحقق می بخشد ؟ اگر پاسخ داده شده بله باشد ، می توان گفت که این کسب و کار اثر بخش فعالیت می کند . با حرکت از این نقطه ، اثر بخشی را می توان به عنوان تحقق پذیری اهداف کسب و کار تعریف کرد . مدیریت کسب و کار ، به نسبت انجام دادن کارهای درست می تواند اثربخش واقع گردد .

1-اثر بخشی : را انجام کار درست تعریف می کنند .

اثر بخشی به معنای تحقق اهداف سازمان است 

اثر بخشی ، سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نایل می اید . به بیان دیگر اثر بخشی نشان می دهد که تا چه میزان از تلاش انجام شده ، نتایج مورد نظر حاصل شده است .  پیتر دراکر (از بزرگان علم مدیریت ) معتقد است اثر بخشی یعنی انجام دادن کارهای درست . که با انتخاب درست هدف و برنامه ریزی ممکن گردد .  از نگاه پیتر دراکر اثر بخشی کلید موفقیت سازمان محسوب می شود .

اثر بخشی : منظور از اثر بخشی در واقع بررسی میزان موثر ترین اقدامات انجام شده برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است .

به عبارتی ساده تر در یک مطالعه اثر بخشی ، میزان تحقق اهداف اندازه گیری می شود . اما به نظر می رسد برای تعریف مفهوم اثر بخشی می بایست گامی فراتر نهاد به این معنا که اثر بخشی هنگامی در یک دوره اموزش حاصل خواهد شد که اولا نیازهای اموزشی به روشنی تشخیص داده شود ، ثانیا برنامه مناسبی برای برطرف ساختن نیاز ها طراحی شود . ثالثا برنامه طراحی شده به درستی اجرا گردد .

مثال : ممکن است با مصرف کمتر مواد محصول بیشتری تولید کرد و لیکن این محصول کیفیت مطلوب مورد نظر مشتری را نداشته باشد . در این حالت کارایی واقع شده است و لیکن چون محصول فاقد کیفیت لازم است از این رو اثر بخش نبوده و نمی تواند رضایت مصرف کننده را جلب کند . کارایی جنبه کمی و اثر بخشی جنبه کیفی دارد .

مثال : فرض کنید دو راننده می خواهند از تهران به مشهد بروند . خودروی یکی از انها ژیان و خودروی دیگری ، بنز است . راننده ژیان با سرعت 60 کیلو متر بر ساعت در جاده مشهد حرکت خودرا اغاز می کند و راننده بنز با سرعت 110 کیلومتر بر ساعت جاده مشهد را پیش می گیرند .

در این مثال ، کارایی راننده ژیان کمتر ولی اثر بخشی او بالاتر است . کارایی نشان می دهد که یک فرد یا سازمان به چه صورت منابع ( زمان ، هزینه ، مواد و ...... ) را در جهت ایجاد خروجی ( محصول یا خدمت ) به کار می گیرد و اثر بخشی نشان می دهد که این خروجی تا چه حد در راستای اهداف سازمان می باشد .

بنز کاراتر ، چون در راستای هدف حرکت نمی کند ، منابع (زمان ، سئخت و ....... ) را با سرعت بالاتری به هدر می دهد . پس شاید بتوان گفت فعالیت اثر بخش غیر کارا ، از فعالیت کارای غیر اثر بخش ، بهتر است .

اثر بخشی را در سه سطح  مهم بر حسب فرد ، گروه و سازمان  می توان مورد بررسی قرار داد . اثر بخشی در سطح فرد ، بر روی موفقیت وظایف اعضا تاکید کرده و با ارزیابی عملکرد اندازه گیری می شود . اثر بخشی گروه ، جمع تلاش های افراد تشکیل دهنده گروه را بیان می کند . سازمان ها هم به خاطر این که از افراد و گروه ها تشکیل می شود ، در سطح سوم مورد بحث بوده و اثر بخشی سازمانی نتیجه اثر بخشی های فرد و گروه می باشد . سطوح و معیارهای اثر بخشی در یک کسب و کار و سازمان را به صورت شکل زیر می توان نشان داد .

                                            سطح اثر بخشی و معیارهای ان

                     اثر بخشی فرد                            اثر بخشی گروه                          اثر بخشی سازمان

                           معیارها                                     معیارها                                         معیارها

                         قابلیت  (شایستگی )                    اتحاد                                             محیط

                          مهارت                                      رهبری                                          تکنولوژی

                                                                      احترام                                         استراتژی ها

                                                                     نقش ها                                           ساختار ها

                                                                   هنجارها                                              فرایند ها

                                                                                                                              فرهنگ

وارن جی . بنیس  مقیاس های مورد استفاده در تعیین اثر بخشی سازمانی را مورد انتقاد قرار می دهد ، و عنوان  می کند که وضعیت سازمانی را با مفهوم سلامتی سازمانی می توان توضیح داد . اگر سازمان ها به عنوان ساختارهای انطباق پذیر و مشکل گشا در محیطی فعالیت می کنند که پیچیده بوده و با سرعت  تغییر  می کند . وظایف اصلی سازمان باید این باشد که تعامل با محیط اطراف خودرا ، به عنوان  شاخص های اصلی  در تعیین اثر بخشی  مدنظر  قرار دهد .

شاخص های اصلی در تعیین اثر بخشی از نظر وارن جی . بنیس

1-سازگاری : که به معنی مشکل گشایی است ، مهارت رفتار کردن بر حسب شرایط متغیر را بیان کرده و با انعطاف پذیری درون سازمانی امکان پذیر است .

2-مساله شخصیتی : برای این که سازمان بتواند مهارت سازگاری کسب کند ، باید اگاه باشد که چیست و چه کاری  را می خواهد انجام دهد . این موضوع هم ، با مشخص شدن این که اهداف سازمانی را از جانب کارکنان به چه میزان درک و پذیرفته شده ، و سازمان کارکنان خودرا به چه میزان درک کرده است ، تحقق می پذیرد .

3-ازمون : سازمان فنون مناسبی را برای تعیین واقعیت های محیطی که دران قرار دارد باید توسعه دهد .

مدیریت روابط کار در واحدهای صنفی کوچک و متوسط

: روابط کار  عبارت است از :

روابط کار فرایند تصمیمات هم اهنگ در چارچوب  شرایط سیاسی ، اجتماعی ، اقتصادی و اجتماعی به منظور تنظیم  روابط کار کارکنان و مدیریت در جهت رعایت حقوق طرفین است . اغلب صاحب نظران  معتقدند که نظام روابط کار  در هر جامعه ای بازتاب  شرایط محیطی ان جامعه است .

1-اهمیت  روابط کار :

روابط کار در سطح یک سازمان به صورت کارایی ، بهروری و رضایت شغلی تجلی می یابد  که ثبات و ادامه حیات سازمان را تامین می کند .در سطح ملی نیز به صورت  بهبود بهره وری و افزایش درامد متجلی می شود به طوری که  موجب ثبات و امنیت اجتماعی و سیاسی  می گردد .

به طور کلی  اهمیت روابط کار را می توان در دو فرایند زیر بیان کرد :

راهنمایی هایی را جهت طراحی راه کارهایی برای بهره برداری حداکثر از بخش مهمی  از ثروت ملی یعنی نیروی کار  فراهم کرده و در اختیار  برنامه ریزان و مجریان کشور قرار می دهند .

2-انواع تضاد بین کارفرما و کارگر :

1-تضاد منافع گروه های مختلف برای کسب منافع بیشتر با یکدیگر  رقابت می کنند که منجر به چانه زنی حقوق و دستمزد ، ایجاد شرایط جدید کار ، توافقات دسته جمعی می شود . این نوع تضاد از طریق « مذاکره » حل می شود

2-تضاد مربوط به احقاق حقوق : این نوع تضاد به علت تخطی یا عدم رعایت شرایط قرارداد توسط طرفین ایجاد می شود  برای حل ان از روش «حکمیت شخص ثالث ) استفاده می شود .

تعاریف روابط کار :

در ابتدا تعاریف گوناگونی از روابط کار بیان می شود :

1-استراتژی هایی برای کدیریت روابط سازمان و کارکنانش ( بنت 1997)

2-سیستمی از مقررات عملیات و توافقات صورت گرفته با استفاده از چانه زنی دست جمعی برای اجتناب یا حل تضادهای سازمانی بین کارفرما و مستخدم

3-طبق تعریف سازمان بین المللی کار (ilo ) روابط کار موضوعی است که با هم روابط بین دولت و کار فرمایان و مستخدمین (یا اتحادیه های کارگری ) و هم با روابط بین سازمان های حرفه ای و با یکدیگر سرو کار دارد .

عناصر روابط کار و نقش مدیریت دولتی :

1-دولت : عنصر نظارتی و تنظیم کننده از طریق قوانین و مقررات

2-کارفرما : صاحب سرمایه لازم برای صنعت مورد نظر

3-کارگر یا کارمند : نیروی کار در اختیار سازمان

4-مدیریت : به نمایندگی از طرف کارفرما برای تحقق سازمان ، مشارکت کنندگان در فعالیت های سازمانی (کارفرما ، مستخدم ، حتی مشتریان ) را هماهنک می سازد .